外資系金融で働く前に覚えておきたい社内メールの独特のルール

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外資系金融の社内メールには、独特のルールが存在します。

外資系金融に転職する前に知っておくと、実際に働き始めた時にスムーズに業務にあたれることができるでしょう。

今回の記事では、そんな外資系金融の社内メールの独特のルールを解説します。

これらのルールは実際に働いた人でなければわからないこともあると思いますので、是非参考にしてみてください。

 

外資系金融で働く前に覚えておきたい社内メールの独特のルール

社内のコミュニケーションのほとんどはメールで完結する

外資系金融の社内では、コミュニケーションのほとんどがメールによって行われます。

ちょっとした仕事の依頼、確認事項や提案は、メールで完結することが多いです。

例え口頭で打ち合わせをしたとしても、後でメールを送ってもらい、打ち合わせた内容を忘れないようにすることが一般的です。

その時は直属の上司をCCに入れるようにして、誰といつ、何を打ち合わせたかを共有するようにすることも必要になります。

また、会社を休む時や出張の承認などもメールベースで行われ、上司にメールでリクエストを出して、その返信をエビデンスとして保管しておきます。

このように、一つ一つのことにメールが必要となる場面が多くなるため、外資系金融で働き始めると1日に受信するメールの数は200から300近くになります。

これらを全て目を通すことは物理的に難しいですので、自分自身で「優先度」「必要のないメール」をしっかりと把握しなければいけません。

これまでメールベースでコミュニケーションを取る文化で仕事をした経験がない人は驚くかもしれませんが、これに慣れることが外資系金融での仕事において非常に重要なこととなります。

覚えておいて下さい。

 

レポーティングラインは必ず守る

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外資系金融の社内では、縦のラインが絶対です。

例えばですが、

「自分 ー 上司 ー さらにその上の上司」

となっていれば、自分が上司を飛び超えて「さらにその上の上司」に直接コンタクトを取ることは基本的にタブーとされています。

これは社内メールでも同じで、自分の上司を飛び越えてさらにその上の上司にメールをすることは、「やってはいけないこと」と考えられていますので注意が必要です。

もし、これをやってしまうと、直属の上司からは「自分のポジションを狙う反乱分子」とみなされるだけではなく、その上の上司からは「社内のレポーティングラインを理解しない奴」とのレッテルが貼られてしまい、さらに直属の上司に対しても「部下を管理できない人間」という悪印象を与えます。

たかがメールですが、されどメール。

これをうまく使わないと、多くの方に迷惑をかけることとなります。

注意しましょう。

なお、直属の上司から「OK」をもらっており、そのことをさらに上の上司が知っていれば直接メールを出しても問題ありません。

その時は必ず上司をCCに入れるのを忘れないようにしましょう。

 

仕事の進捗はCCで共有しておく

share

先ほどの内容と少し重複するかもしれませんが、メールを送る時は、必ず適切な人やグループをCCにいれておきます。

TOで担当者と一対一でやりとりをしていると、周りの人間はその案件の進捗状態が分かりません。

上司や同僚から、

「あいつは仕事をしているのか?」

といらぬ疑いをかけられないためにも、常にCCで自分の仕事の進捗を共有・アピールしておくことは大切です。

なお、外資系金融では、転職などの理由でプロジェクトの最中に退職する人がいるのも日常茶飯事で、自分自身も急に転職をする立場になる可能性もあります。

きちんと周りの人間に仕事の引き継ぎをするためにも、CCで共有することは大切です。

そうすれば、自分が辞めたあとでも、他の誰かがそのメールを頼りに仕事を引き継いでくれるはずです。

 

日本人とのメールでも英語で書く

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外資系金融の社内では基本的に英語が使われています。

そのため、メールの中では英語で文章を書かなくてはいけません。

日本人の人とメールをやりとりをする場合でも、外国人がCCに入っていたら基本的には通常のメールの通り、英語でやりとりをします。

日本人同士で英語で会話するというのは、どことなく気恥ずかしい部分もありますが、そのうち慣れてきますので心配は無用です。

なお、「◯◯さん」という言い方に関しては、「◯◯-san」と書くことが一般的です。

日本人は、名前の後に「さん」をつける文化があるというのは他の国の人も知っていますので、このように書いてもきちんと理解してくれるはずです。

もし、TOやCCに日本人しかいない場合は日本語で問題ありません。

 

まとめ

以上、「外資系金融で働く前に覚えておきたい社内メールの独特のルール」になります。

外資系金融ではメールをうまく使いこなすことが非常に大切になり、そこで仕事ができるかできないかを判断されることもあります。

メールの独特のルールについては十分に理解した上で業務にあたるようにするといいでしょう。

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最高のキャリアアップの秘訣
転職エージェントに必ず登録するようにしておきましょう

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